Kuinka luoda Google-kysely askel askeleelta

Ohjeiden tavoitteena on luoda lomakepohjainen kysely, joka on mahdollista upottaa muun muassa Yle Uutisten -sivuille. Kysely toteutetaan Google Form -työkalun avulla. Ohjeet on tehty alunperin Yle Uutisten Internet-koulutukseen osallistuneille.

Google Form mahdollistaa monipuolisesti erilaisten kyselyiden toteuttamisen. Kysymykset voivat olla muodoltaan esimerkiksi monivalintoja tai tekstikenttiä. Kyselyn voi nykyään jakaa usealle sivulle ja kysymykset voivat olla toisilleen ehdollisia.

Tärkeä huomio on, että kyselylomake ja lista yksittäisistä vastauksista tallennetaan Google Drive -palvelussa erillisiin dokumentteihin. Kyselylomake on Google Form -dokumentti ja se pitää sisällään kysymykset sekä yhteenvedon vastauksista. Yksittäiset vastaukset tallennetaan erilliseen Google Spreadsheet -dokumenttiin. (Kuva 1)

Eri tyyppiset dokumentit tunnistaa niiden erilaisista ikoneista. Myös dokumenttien nimeämistä kannattaa hyödyntää. (Kuva 1)

Google Drive -dokumenttien jakaminen muiden käyttäjien kesken onnistuu aina oikeasta ylänurkasta ("Share"-painike). On hyvä muistaa ja tarkistaa, että sekä kyselylomake, että vastaustaulukko tulevat jaetuiksi kaikille joille haluat ne jakaa.

Ohjeet on tehty perustuen englanninkieliseen käyttöliittymään, mutta kaikki termit kääntyvät melko suoraviivaisesti suomeksi. Ohjeiden tarkoitus ei ole olla täydellisiä vaan niitä seuratessa on tarkoituksenmukaista välillä ymmärtää mitä on tekemässä. Suosittelen lukemaan ohjeet ensin kertaalleen läpi alusta loppuun.

1. Avaa Google Drive ja kirjaudu palveluun.
2. Valitse vasemmalta painike "Create" ja sen takaa avautuvastta valikosta "Form". (Kuva 2)
   
   

   

   Uuden Google Form:n luominen onnistuu osoitteessa http://drive.google.com. (Kuva 2)

3. Sinua pyydetään antamaan kyselylle nimi. Tämä nimi näytetään otsikkona kyselyn alussa. Voit myös valita kyselylle ulkoasun/teeman, mutta oletuksena valittuna oleva "Default" on usein toimivin vaihtoehto. Valitse "OK".
4. Syötä lomakkeen kuvaus eli "Form Description". Voit esimerkiksi kertoa miksi kysely on olemassa ja mihin vastauksia käytetään. Kuvaus näytetään kyselyn otsikon alla ja sen voi jättää myös tyhjäksi.
5. Seuraavaksi määritellään mitä kysytään. Voit lisätä eri tyyppisiä kysymyksiä, muokata yksittäisten kysymysten kuvauksia, lisätä uusia kysymyksiä ja vaihtaa kysymysten järjestystä haluamallasi tavalla. "Add item" painikkeen avulla voit lisätä uusia kysymyksiä. (Kuva 3)
   
   

   

   Voit lisätä kysymyksiä, muokata ja poistaa olemassa olevia sekä raahaamalla muuttaa kysymysten järjestystä. (Kuva 3)

6. Kun olet saanut syötettyä kaikki kysymykset muokkaa alla olevaa kohtaa "Confirmation Page". Kirjoita kohtaan "Confirmation message" lomakkeen täyttäjälle lomakkeen lähettämisen jälkeen näytettävä viesti. Voit esimerkiksi kiittää vastaamisesta. (Kuva 4)
7. Useimmin kannattaa poistaa ruksi kohdasta "Show link to submit another response". Myös muut ruksit on usein hyvä olla pois päältä. On kuitenkin hyvä ymmärtää ja ehkä kokeilla mitä ne tarkoittavat. (Kuva 4)
   
   

   

   Kyselyn muokkausnäkymän näkymän lopussa määritellään mitä tapahtuu kun käyttäjä lähettää lomakkeen. (Kuva 4)

8. Kun olet syöttänyt kaikki kysymykset voit määrittää painikkeen "Choose response destination" avulla mihin Google Spreadsheet -dokumenttiin yksittäiset vastaukset tallennetaan. Tämä kannattaa tehdä vasta kun olet määrittänyt kaikki kysymykset ja niiden järjestyksen. (Kuva 5)
   
   

   

   Itse kysely ja yksittäiset vastaukset tallennetaan erillisiin dokumentteihin. Tässä kerrotaan mihin dokumenttiin yksittäiset vastaukset halutaan tallentaa. (Kuva 5)

9. Kun olet valmis voit tarkastella lopullista kyselyä valitsemalla "View live form". (Kuva 6)
   
   

   

   Kyselyä kannattaa esikatsella ja testata ennen kuin sen julkaisee. (Kuva 6)

   Jos haluat upottaa kyselyn toiselle sivulle (esimerkiksi Yle Uutisten sivuille) valitse valikosta "File" kohta "Embed". Kopioi avautuvasta ikkunasta löytyvä koodinpätkä leikepöydällesi. Koodin tulee alkaa "<iframe". Tämä on upotuskoodi, jonka avulla lomake voidaan tuoda osaksi periaatteessa mitä tahansa sisällönhallintajärjestelmää. Voit joko sijoittaa tämän upotuskoodin itse haluamaasi kohtaan käytössäsi olevassa järjestelmässä tai jakaa sen sähköpostilla sivuston ylläpidolle, joka hoitaa upotuksen. (Kuva 7)
   
   

   

   Kun kysely halutaan upottaa osaksi jotain olemassa olevaa verkkopalvelua halutaan käyttää "Embed"-toimintoa. (Kuva 7)

   Lomake on myös mahdollista jakaa vastaajille esimerkiksi sähköpostilla. Tämä onnistuu valitsemalla oikeasta ylänurkasta "Send form" ja kopioimalla aukeavasta ikkunasta löytyvä linkki. Tämä linkki voidaan liittää vastaajille lähetettävän sähköpostin oheen saatesanoilla varustettuna. Esimerkiksi jos haluat lähettää kyselyn kaikille kansanedustajille on tämä toimiva tapa. (Kuva 8)
   
   

   

   Jos kysely halutaan esimerkiksi lähettää sähköpostilla rajatulle joukolle voidaan käyttää "Send form" -toimintoa. (Kuva 8)

10. Valinnainen: Muuta upotuskoodissa width-attribuutin arvo 100 %:iin ja lisää osoitteeseen parametri &hl=fi. Näiden avulla lomake käyttää koko käytettävissä olevan leveyden ja toimii suomeksi. Mikäli joudut itse hoitamaan upottamisen täytyy myös height-attribuutin arvoa muokata sen mukaan miten pitkä kyselysi on.

Lomaketta kannattaa kokeilla itse ennen kuin sen ottaa käyttöön. Vastaa lomakkeeseen kuin olisit täyttämässä sitä ja mieti toimiiko se jouhevasti ja toisaalta teknisesti oikein. Voit vielä tässä vaiheessa tehdä muutoksia kuten vaihtaa kysymysten järjestystä ja lisätä tai poistaa kysymyksiä. Voit testauttaa lomaketta myös kavereillasi. Testaamisen jälkeen voit joko poistaa koevastaukset tai huomioida ne tehdessäsi lopullista analyysiä.

Google tallentaa kaikki muutoksesi automaattisesti. Kuten huomaat lomaketta tehdessäsi lukee ylhäällä "All changes saved in Drive". Aina kun teet muutoksia lukee samaisessa kohdassa hetken "saving...". (Kuva 9)

Voit seurata kyselyysi tulevia vastauksia reaaliajassa Google Spreadsheet -dokumentista johon tallentuvat yksittäiset vastaukset. Dokumentti päivittyy automaattisesti aina kun joku vastaa kyselyyn. Yhteenvedon vastauksista näet Google Form -dokumentista kun valitset kohdasta "Responses" valinnan "Summary of responses". (Kuva 9)

Kun haluat lopettaa kyselyn avaa Google Form -dokumentti ja poista valikon "Responses" kohdassa "Accepting responses" oleva ruksi. Kun ruksia ei ole lomakkeeseen ei ole mahdollista vastata. Jos olet upottanut lomakkeen kannattaa lomakeen upottaminen käydä poistamassa ja jättää sivulle mahdollisesti myöhemmin eksyville viesti, että kysely on päättynyt. (Kuva 9)

Responses-valikosta näet vastanneiden summittaisen määrän. Lisäksi voit sulkea kyselyn ja katsoa yhteenvedon vastauksista. (Kuva 9)

Google Form on tehokas työkalu tehtäessä erilaisia joukkoistuksia. Sitä käytettäessä tulee kuitenkin huomioida, että kyselyiden manipulointi on mahdollista eikä tuloksia tule pitää tieteellisinä totuuksia. Uutistoiminnassa Google Form -kyselyt voitaneen rinnastaa torikyselyihin eli niiden tarkoitus ei ole esimerkiksi väittää, että niillä saadut tulokset olisivat koko kansan mielipide. Tulokset kuvaavat uutissivulla tietyllä hetkellä vieraileiden ja kyselyyn vastanneiden mielipidettä.

Esimerkkejä onnistuneista kyselyistä:

• Opettajakysely
• Titaanientaisto
• Säästölaskuri
• Saimaan sulaminen

---

Nämä ohjeet on tehty mukaillen Esa Mäkisen kirjoittamia ohjeita.